運籌管理模組-採購

1.概述

採購流程：主要是由採購單登錄交易明細；預付立帳單登錄預付款；進貨單辦理物流收貨入庫存帳；進貨憑單辦理進貨的金流結帳入會記帳，可彙總期間發生的多張進貨單及進貨退出折讓、預付貨款沖銷，進行廠商對帳，核對廠商發票，同時維護進貨發生之購料費用分攤；最後產生傳票工作底稿單立帳，由會計人員核對相關憑證與傳票後過帳。採購單資料可以由請購單轉入，請購單資料可以由計劃訂單轉入。

採購流程會計基本資料：會計人員必須透過【件號維護】 之成本資料設定存貨類別，再透過【存貨類別與科目維護】，完成存貨科目或費用科目之設定；【營運點採購單據參數維護】設定預付款項科目資料及應付款項科目資料。

進貨檢驗：倉管人員以進貨單辦理收貨，若設定須檢驗，進貨單開立後會直接轉待驗狀態，品管人員可篩選待驗之進貨單，於檢驗按鈕完成檢驗資料，再由倉管人員完成入庫加帳。採購人員主管可依採購單角度稽核狀況查詢，稽核進行中之採購單。
進貨單設計為一單一物，同批送貨之收料，由於各自驗貨程序不同，物流並非集合一處管理，入庫日期亦可能發生於不同之月份，因此金流處理流程也各自獨立。進貨單提供備註性質「廠商出貨單號」欄，可登錄「廠商出貨單號」或「廠商發票」號碼，後續整理進貨憑單時，即可迅速登錄發票資料。

進貨憑單：採購人員必須核對進貨單與發票金額、稅額的一致性，再列印進貨憑單連同發票交付會計人員核對無誤後再收納原始憑證。基於存貨帳與會計帳一致性之原則，系統控管進貨單之交易日期與進貨憑單作帳日期必須是同年月，且進貨單之交易日期不可大於進貨憑單之作帳日期。採購人員彙整進貨憑單時，可收納不同採購類別之進貨單；例如從同一廠商進某螺絲零件，一張是維修部門用於內部維修之費用類採購，一張是生產部門用於生產製造之製造類採購，若廠商只開一張發票，亦可匯入同一張進貨憑單。此外當進貨有不良而於執行【進貨退出折讓單維護】時，也必須輸入進貨憑單號及扣抵或折讓之進貨單號，因此進貨憑單整理不宜延宕。

發票登錄：進貨憑單於進貨資料頁籤，提供〝發票建立〞按鈕，可一次選取多筆進貨單登錄進項發票，確保進貨單良品會計作帳的金額與稅額與登錄的發票帳一致。

隨貨附發票之進貨：若為國內採購且隨貨附發票之進貨單，則應該每日整理廠商進貨單彙總為進貨憑單，當日下班前產生傳票工作底稿單給會計作帳。

非隨貨附發票之進貨：若廠商非隨貨送發票，採購人員仍應每日整理廠商進貨單彙總為進貨憑單，廠商開出發票前亦可先列印進貨憑單供廠商對帳，當收到廠商發票後，再於進貨憑單登錄發票後，再產生傳票工作底稿單。

需分攤費用的進貨：若為進口之採購，由於通常相關的運險費需攤入存貨，而運輸、報關業者通常月底才會寄來發票，因此需等收到發票先完成購料費用單的立帳程序後，於進貨憑單完成費用分攤之指派，再產生傳票工作底稿單。

需沖銷預付的進貨：若採購單有預付，需於進貨憑單完成預付沖銷之指派，再產生傳票工作底稿單。

跨月補送進貨發票：由於成本每月進行結算，當月之所有進貨單，正常情況下月底前都應完成彙整進貨憑單及產生傳票工作底稿單。實務上若因廠商未即時開立發票先暫收再補開發票，基於稅帳申報一致性，須於進貨憑單透過〝發票現況調單執行〞鈕設定為暫估應付稅額修改模式，此時傳票工作底稿單即自動產生借存貨、貸暫估應付；後送之發票，於次月收到後轉會計人員，以傳票工作底稿單將暫估應付轉立應付，並補立進項稅額。

會計帳流程：採購人員將進貨憑單狀態轉為確認，利用〝傳票工作底稿單建立〞鈕自動產生傳票工作底稿單。亦可由會計人員在【傳票工作底稿單維護】作業利用批次新增，產生來源為進貨憑單的傳票工作底稿單。

關帳前補單：會計人員通常是月底最後一天進行庫存關帳、2天處理發票、2天結算成本，於次月5號前結出財報。若實務上有進貨未即時完成入庫存，會於次月初寬放 1至2日補單，再進行庫存關帳，補單時使用者須自行將交易日期提前為上月期末。

2.系統流程圖

 

3.系統評估項目

需求功能別

需求內容

  
 

□多公司

□營運主體為公司，營運點為物流的運作單位，如工廠、銷售物流中心、企業總部。營運點可有獨立之統編、稅編。

  

□多營運點

採購單開單營運點、明細收貨營運點可處理：

□分散採購集中收貨：多營運點開立採購單，單一營運點收貨、付款

□集中採購分散收貨：單營運點開立採購單，多個營運點收貨、付款

  

□廠商資料

□廠商結帳：收一次貨付一次款為單結，一段時間之收貨為月結，月結需設定月結區間

  

□      廠商付款：預設以票據、匯款、現金為付款方式

  

□      票據

資金兌現可設定參考票據金額

資金兌現可設定參考評鑑等級

票據郵資費預設金額

票據郵資費：「無」、「寄件人支付」、「收件人支付」

票據是否禁止背書轉讓

  

□      匯款

資金兌現可設定參考票據金額

資金兌現可設定參考評鑑等級

匯款手續費：「無」、「匯款人支付」、「收款人支付」、「平均支付」

  

□廠商評鑑：以品質、服務、價格為評分項目，每個項目可設定權數，算出總分，再參考總分標準，決定廠商等級

  

□價格表

□營運主體可以設立多套之採購價格表，每套價格表需設定適用部門，以控管使用權限；例如：生產用料價格表、服務用料價格表、總務費用類價格表。

  

□價格表可為未稅價與含稅價，公司間一般以未稅交易，零售以含稅交易

  

□價格表可選擇是否啟用報價條件及交運地點條件欄位，訂定不同之售價

  

□單價可設定計價單位、幣別、報價條件、生效日期、失效日期

  

□提供金額折扣或數量折扣

  

□價格調整

□可透過採購價格異動單，調整採購價格表

  

採購價格異動單，可以做為：

□廠商報價單，同採購件號多廠商報價，報價結果可選擇部份或全部匯入採購價格表

□單一廠商多項採購件同步調價，調價方式：調漲、調降及定額

  

□採購價格異動單可設定簽核流程

  

 

□請購單

□支援人工、物料需求計劃、合約等多種請購方式

  

□請購單可設定簽核流程

  

□可控管部門或人員於請購單之採購類別，如生產用料、費用、資本支出

  

□請購數，於價格表核價過程，訂單數量自動考慮於價格表預設之計量單位轉換、批量、倍數、數量價格折扣

  

□採購件號註記資料

註記資料是交易單據自定欄位，件號對於採購、銷售、製造之單據各有8個註記欄位，其欄位名稱可依需求透過字彙修改，其內容預設值可設於件號，並在產生單據時自動帶入單據的對應欄位。例如：採購註記一標題設為〝安全規範〞，採購註記二標題設為〝包裝規範〞。件號預設安全規範、包裝規範會於帶入請購單件號明細項資料，使用者可再自行修改。

註記資料為單據查詢篩選器的標準篩選欄，使用者可以註記內容，例如以〝安全規範〞篩選請購單

  

□採購單

□採購單可設定簽核流程

  

□可控管部門或人員於採購單之採購類別，如生產用料、費用、資本支出

  

□採購件號註記資料

註記資料是交易單據自定欄位，件號對於採購、銷售、製造之單據各有8個註記欄位，其欄位名稱可依需求透過字彙修改，其內容預設值可設於件號，並在產生單據時自動帶入單據的對應欄位。例如：採購註記一標題設為〝安全規範〞，採購註記二標題設為〝包裝規範〞。件號預設安全規範、包裝規範會於帶入採購單件號明細項資料，使用者可再自行修改。

註記資料為單據查詢篩選器的標準篩選欄，使用者可以註記內容，例如以〝安全規範〞篩選採購單

  

□進貨通知單

□廠商交貨排程表，每次物料需求計畫，以工令單所需領料數量及領料日期分配採購單之送料對象工令單，由工令單的領料日期產生進貨通知單，廠商依據進貨通知單送貨，而非原採購單之交貨日期

  

□進貨單

□系統可利用數量及金額，作允許超交之限制

  

□可依作業單位控制其可入庫之庫別

 

□可以鍵入收貨暫存區，以利品檢人員找尋

  

□可支援收貨錯誤，資料還原

  

□可支援特採作業

  

□進貨憑單

□進貨帳單，彙總多張進貨單及進貨不良扣抵、預付貨款沖銷，進行廠商對帳，核對廠商發票，同時維護進貨發生之購料費用分攤，再轉會記帳

  

□發票後送

□進貨憑單設定為暫估應付稅額修改模式，此時傳票工作底稿單即自動產生借存貨、貸暫估應付；漏開之發票，於次月收到後轉會計人員，以傳票工作底稿單將暫估應付轉立應付，並補立進項稅額

  

□廠商寄貨

□通常會對寄貨件號設為批號管理，以取得進貨單價，每月統計工令實際發料之數量及其金額，通知廠商後補發票，收到發票後再請會計人員以傳票工作底稿單將暫估應付轉立應付，並補立進項稅額。同時以寄貨廠商做為架位，倉庫啟用架位管理，定期雙方核對倉庫數量

  

□進貨退出折讓單

□已開發票之進貨，以進貨退出折讓單出庫同時產生折讓傳票

  

□換貨

□廠商不良品換貨

規劃換貨倉庫，倉庫啟用架位管理，以廠商代號為架位代號

不良品換出：原物料倉調入換貨倉庫，該架位記錄廠商數量

不良品換回：換貨倉調入原物料倉，該架位記錄廠商數量清除

庫存交易記錄：換貨倉庫交易一入一出