財會管理模組-會計1.概述 ■ 自動分錄 當企業使用 NEO SOA-ERP系統後,會計人員不再需由原始憑證自行輸入分錄,會計流程與將是由傳票工作底稿單當做入口,自動產生銷售、採購、財務、成本系統來源單據之分錄,同時系統也提供自動產生折舊、貨幣重估分錄,其餘狀況才需自行鍵入分錄,因此會計人員主要工作將轉變為扮演稽核之角色,確認分錄與原始憑證無誤後,執行過帳。 以下是前端與會計帳務先關的作業概略描述: 銷售流程,主要是由銷售訂單登錄交易明細;預收立帳單登錄預收款;出貨單辦理物流出貨扣庫存帳;銷貨憑單辦理出貨的金流結帳入會記帳,可彙總期間發生的多張出貨單及銷貨退回折讓單,亦可再增加出貨發生之其他臨時應收費用,預收貨款沖銷,最後拋入傳票工作底稿單立帳,由會計人員核對相關憑證與傳票後過帳。作業流程包含: 銷貨憑單整理,業務人員每日或定期整理出貨單彙總為銷貨憑單,及相關之“銷貨退回折讓單維護”,基於存貨帳與會記帳一致性之原則,系統控管貨單之交易日期與銷貨憑單作帳日期必須是同年月,且出貨單之交易日期不可大於銷貨憑單之作帳日期。 客戶發票整理,銷貨憑單發票開立,原則上一張銷貨憑單開立一張發票,中國大陸地區因有發票金額上限則可開立多張發票。銷貨憑單後之銷貨資料頁籤,以“發票建立”按鈕一次選取多筆出貨單建立發票。 客戶發票後送,當客戶要求月末數日之出貨開次月發票時,應將出貨單之交易日期設於次月,讓發票、銷貨收入、銷貨成本均為次月帳;才能稅帳申報一致、收入成本一致。 採購流程,主要是由採購單登錄交易明細;預付立帳單登錄預付款;進貨單辦理物流收貨入庫存帳;進貨憑單辦理進貨的金流結帳入會記帳,可彙總間發生的多張進貨單及進貨不良扣抵,進行廠商對帳、發票鍵入核對,同時維護進貨發生之購料費用分攤、預付貨款之沖銷;最後拋入傳票工作底稿單立帳,由會計人員核對相關憑證與傳票後過帳。作業流程包含: 進貨憑單整理,採購人員每日或定期整理進貨單彙總為進貨憑單,及相關之“進貨退出折讓單維護”,基於存貨帳與會記帳一致性之原則,系統控管進貨單之交易日期與進貨憑單必須是同作帳年月,且進貨單之交易日期不可大於進貨憑單之作帳日期。 廠商發票整理,採購人員收到廠商發票後,需於進貨憑單後之進貨資料頁籤,以“發票建立”按鈕一次選取多筆進貨單建立所對應之發票。若廠商非隨貨送發票,採購人員亦可定期列印進貨憑單與廠商進行對帳,廠商則依進貨憑單開立發票,再維護於進憑。 廠商發票後送,由於成本每月進行結算,當月之所有進貨單,月底前都應完成彙整進貨憑單及產生傳票工作底稿單。實務上若因廠商遺漏開立發票、約定廠商寄貨發票後補,基於稅帳申報一致性,需於進貨憑單需透過〝發票現況調單執行〞設定為無發票應付暫估模式,此時傳票工作底稿單即自動產生借存貨、貸暫估應付;漏開之發票,於次月收到後轉會計人員,以傳票工作底稿單將暫估應付轉立應付,並補立進項稅額。廠商寄貨,通常會對寄貨件號設為批號管理,以取得進貨單價,每月統計工令實際發料之數量及其金額,通知廠商後補發票,收到發票後再請會計人員以傳票工作底稿單將暫估應付轉立應付,並補立進項稅額。同時以寄貨廠商做為架位,倉庫啟用架位管理,定期雙方核對倉庫數量。 外包流程,若製程作業有外包支付廠商工費之實務,採購人員需開立作業外包單,再進行作業外包進貨單、作業外包憑單、作業外包退出折讓單,依序整批或分批執行各項後續作業;流程單據與採購流程單據辦演的角色及操作方式十分雷同。 費用流程,總務人員以費用預支單、費用核銷單、零用金撥補單產生傳票之分錄。 會計人員以借項立帳單、貸項立帳單產生無單據傳票之應收、應付分錄,以自動分攤單產生遞延費用之定期分攤分錄。 收款流程,會計應收人員以應收款項處理單、應收票據處理單產生傳票之分錄。 ■ 應收款項處理單提供以本次所收款項、帳上之應付帳款、帳上之暫收立沖帳沖銷應收帳款,自動產生匯兌損益。收款幣別可異於立帳幣。 ■ 可立費用,收款相關費用可各自設定納入沖款金額或不納入沖款金額。 ■ 溢收款項,可自行因發生金額之狀況,入其他銷貨收入科目或做暫收。 ■ 可跨客戶沖款,處理客戶間墊款。 付款流程,會計應付人員以應付款項處理單、應付票據處理單產生傳票之分錄。 ■ 應付款項處理單提供以本次所付款項、帳上之應收帳款、帳上之暫付立沖帳沖銷應付帳款,自動產生匯兌損益。付款幣別可異於立帳幣。 ■ 可立付款相關費用。 成本結算,會計成本人員以成本雜項核價單、成本結帳單產生傳票之分錄。 ■ 利潤分析 傳票工作底稿單分錄明細逐來源單據明細產生,同時記錄交易相關之重要欄位,提供利潤、成本分析的計算基礎;分析性的分錄架構,相較於傳統單純僅科目分錄架構,更能集中且完整的收集收入與費用分析資料,是新一代會計系統之設計主流。成本中心所收集之費用,後續由成本系統分攤流程,進行製造間部門接費用分攤製造直接部門,及製造直接部門分攤產品成本。利潤中心所收集之收入,後續可透過於會計系統利潤中心月結維護計算,依設定之分析角度計算毛利。若設有管銷研費用之利潤分攤動因,即可計算出淨利。利潤中心月結資料,並可使用於商務報告系統。 分析性的分錄架構的缺點是列印傳票工作底稿單分錄明細資料較多。因此以另行提供以科目合併總額之傳票分錄,做為列印保存之用。 ■ 報表編制 由於會計報表的格式因公司而異,會計報表是由使用者以工具自定格式的方式編制。 工具有兩類: 會計報表功能:較易學習,但僅能製作單維多層次的報表 ◆ 資產負債表 ◆ 損益表 商務報告功能:較具彈性,可製作多維多層次且可定公式的報表 ◆ 資產負債表(多期比較) ◆ 損益表(多期比較) ◆ 現金流量表(多期比較) ◆ 股東權益變動表(多期比較) 2.系統流程圖---總帳 3.系統評估項目
|