|
■ 概說 進貨憑單整理：採購人員每日或定期整理進貨單彙總為進貨憑單，基於存貨帳與會記帳一致性之原則，系統控管進貨單之交易日期與進貨憑單作帳日期必須是同年月，且進貨單之交易日期不可大於進貨憑單之作帳日期。 彙整進貨憑單時，可收納不同採購類別之進貨單。例如，從同一廠商進某螺絲零件，一張是維修部門用於內部維修之費用類採購，一張是生產部門用於生產製造之製造類採購，若廠商只開一張發票，即可匯入同一張進貨憑單。同時於執行【進貨退出折讓單維護】時，也必須輸入進貨憑單及扣抵或折讓之進貨單，因此進貨憑單整理不宜延宕。 廠商發票整理：採購人員收到廠商發票後，須於進貨憑單後之進貨資料頁籤，以〝發票建立〞按鈕一次選取多筆進貨單建立所對應之發票，金額與稅額是基於進貨單通過檢驗的良品數計算，確保稅帳與會記帳稅額一致。若廠商非隨貨送發票，採購人員亦可定期列印進貨憑單與廠商進行對帳，廠商依進貨憑單開立發票，再維護於進貨憑單。 廠商發票後送：由於成本每月進行結算，當月之所有進貨單，月底前都應完成彙整進貨憑單及產生傳票工作底稿單。實務上若因廠商遺漏開立發票、約定廠商寄貨發票後補，基於稅帳申報一致性，須於進貨憑單透過〝發票現況調單執行〞設定為暫估應付稅額修改模式，此時傳票工作底稿單即自動產生借存貨、貸暫估應付；漏開之發票，於次月收到後轉會計人員，以傳票工作底稿單將暫估應付轉立應付，並補立進項稅額。廠商寄貨，通常會對寄貨件號設為批號管理，以取得進貨單價，每月統計工令實際發料之數量及其金額，通知廠商後補發票，收到發票後再請會計人員以傳票工作底稿單將暫估應付轉立應付，並補立進項稅額。同時以寄貨廠商做為架位，倉庫啟用架位管理，定期雙方核對倉庫數量。 進貨憑單批次新增時，能合併於同張進貨憑單的條件：進貨單之採購部門、收款廠商、付款條件、稅別、課稅別、單價性質、幣別、進貨廠商、月結區間之基準月日（開立日期、檢驗日期、交易日期）必須相同。 進貨憑單原則上應該是逐發票產生，也就是以一張發票連同相關之進貨單作為產生傳票之基礎，傳票列印後伴隨原始憑證收納歸檔供會計師查帳。除非中國大陸因有發票金額上限之限制，當同批進貨金額較大時須開出多張發票，才會於一張進貨憑單開多張發票，並非常態應用。 按下工作列上面的新增鈕 輸入基本資料頁籤的資料 輸入付款資料頁籤資料。 應付款項資料輸入結帳日期後，系統依此欄位值及付款資料頁籤之收款廠商付款條件推算出預定付款日期及預定資金兌現日期。請參考核心模組之範例操作說明。 輸入註記資料頁籤資料。 進貨資料頁籤按下新增 進貨資料之基本資料頁籤，輸入進貨單營運點及進貨單號，系統自動帶出其它欄位資料。 進貨資料之數量與金額資料頁籤，未稅交易金額、交易稅額、含稅交易金額欄位由系統自動帶出。確認沒問題後按下確定鈕存檔。 確認資料正確後按下確定鈕，進貨憑單即開立。 可透過工作列上面的批次新增產生進貨憑單資料。 輸入批次新增的篩選條件，輸入完畢按下預覽鈕。 按下預覽鈕後，系統依單據篩選頁籤之篩選條件篩符合的進貨單資料，並跳至單據預覽頁籤，在此確認要產生進貨憑單的進貨單資料，不需要的則可選取後按下刪除鈕刪除。 接著在單據產生彈性選項頁籤設定相關條件。 輸入完畢後按下確定按鈕，即可產生開立狀態的進貨憑單。 ■ 預付沖帳 假設進貨資料有預付事項，且已使用預付立帳單過帳，則可於進貨憑單之預付資料頁籤將預付立帳單拉進來沖帳。點選進貨憑單後按下工作列上方的修改鈕。 預付資料頁籤按下新增。 預付資料之基本資料頁籤，輸入預付立帳單號及預付立帳單明細序號後，系統自動帶出其它欄位。沖帳金額及沖帳稅額可再依需求修改，完成後按下確定鈕，再按下進貨憑單之確定鈕存檔即可。 附屬成本－購料費用分攤 購料費用分攤可以針對單筆進貨明細，亦可針對進貨憑單之所有進貨進行分攤。 假設此進貨憑單有購料費用產生，且希望可以分攤在所有的進貨資料上，則可於進貨資料頁籤，完成進貨資料後，按下〝批次附屬成本新增〞。 購料費用篩選器，鍵入購料費用單號後按下預覽鈕。 進入附屬成本資料來源預覽頁籤，確認是否篩選出的資料要全數分攤在此張進貨憑單，若有不須分攤在此張進貨憑單的附屬成本資料，可選取後按下刪除鈕刪除。 進貨單所分攤之購料費用金額，可透過沖帳金額來源設定。 確定〝批次附屬成本新增〞後，待沖之購料費用單即產生於附屬成本頁籤，且已算出應分攤之金額及進貨單。 假設此進貨憑單有購料費用，且已產生購料費用單並過帳，並假設只針對此進貨憑單的單筆進貨資料分攤購料之附屬成本。點選進貨憑單後按下工作列的修改鈕。 於附屬成本資料按下新增鈕。 輸入附屬成本資料，完成後按下確定，再按下進貨憑單之確定鈕存檔即可。 自動載入與進貨憑單中的進貨單相關的進貨退出折讓資料。 交易金額查詢頁籤可查詢此筆進貨憑單付給廠商的付款金額。 平衡查詢頁籤可查詢此筆進貨憑單借貸方記帳金額相關資料及細項資料。 進貨憑單發票建立，因須考慮預付款項，若此張進貨憑單有預付，請在將預付資料拉進此進貨憑單後，再進行發票建立。發票建立操作請參考預付立帳單12.2.2.預付立帳單之發票建立說明。 發票查詢頁籤可查詢進貨憑單所有的發票資料。 ■ 發票現況調單執行 因實務上可能發生廠商未能即時開立發票或是發票尚未開立但已產生進貨退出折讓等各種情況，因應這類狀況，提供發票現況調單功能。 若月底將至即將關庫存帳，但發票未到齊，即須按鈕〝發票現況調單執行〞： 全部進貨單發票未到齊：暫估應付稅額修改，意即會將交易稅額欄清為零 部分進貨單發票未到齊：未開發票拆單含暫估應付稅額修改，意即將未開發票的進貨單拆為另一張進貨憑單且會將交易稅額欄清為零 暫估應付稅額修改，會將交易稅額欄修改為零 ■ 廠商發票補送，設定扣抵進貨轉扣抵發票 若廠商有進貨不良，但操作進貨退出折讓時，因發票未到而先以〝扣抵進貨〞將不良品退出庫存，則應於進貨憑單確認時，按下〝發票現況調單執行〞按鈕，執行扣抵進貨轉扣抵發票。 進貨退出折讓單會自動修正〝扣抵進貨〞為〝扣抵發票〞。 完成發票後，確認進貨憑單。 產生傳票工作底稿單後，隨即顯示於進貨憑單傳票工作底稿單號欄。後續由會計人員確認傳票工作底稿單後將其結案，即回寫此進貨憑單結案。 |
