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報價流程，因產業差異，可分為產品總額報價、產品明細報價，因而需使用不同的功能： 產品明細報價：通常為接單生產行業，規格由客戶需求客製化，必須有詳細料、工、費報價明細供內部管理審查，甚至提供客戶參考。 報價單價格分析維護由多筆報價項目資料組成，每筆項目資料有〝報價單價格分析類別一〞〝報價單價格分析類別二〞兩欄選擇性使用欄位，目的係提供給使用者自定料、工、費、利潤等分類，再配合作業、件號之單價即構成料、工、費報價明細。 ■ 銷售流程，主要是由銷售訂單登錄交易明細；預收立帳單登錄預收款；出貨單辦理物流出貨扣庫存帳；銷貨憑單辦理出貨的金流結帳入會記帳，可彙總期間發生的多張出貨單及銷貨退回折讓單，亦可再增加出貨發生之其他臨時附屬收入費用，預收貨款沖銷，最後拋入傳票工作底稿單立帳，由會計人員核對相關憑證與傳票後過帳。銷售訂單資料亦可由報價單、銷售合約單轉入。 ■ 月結之客戶，可收納當月出貨單於一張銷貨憑單，若尚未開立發票前發生銷退，亦可於【銷貨退出折讓單維護】輸入銷貨憑單號，系統自動計算銷貨憑單交易淨額，以淨額開出發票與銷貨立帳。業務人員亦可定期列印銷貨憑單與客戶進行對帳，再開立發票。 銷售流程會計基本資料，會計人員透過【營運點銷售單據參數維護】，設定「預收款項科目資料」、「銷收款項科目資料」、「附屬收入科目資料」。 ■ 無金額之銷售，如樣品出庫、賠償出庫，仍應定義「銷售類別」，「銷售性質為」其他，由銷售訂單、出貨單正常單據管制放行，該「銷售類別」須定義為銷售費用，當月成本結帳單會將銷貨成本結轉為設定之費用科目。 ■ 出貨控管，業務人員以出貨單通知倉管人員出貨，開立出貨單時並不檢查是否已有成品庫存，因此即可進行包裝單出口文件之製作。出貨單必須經業務人員確認後，倉管人員才能辦理出貨。為保障庫存數量足夠出貨給客戶，出貨單須先預約庫存，保留出貨單所需數量，倉管人員將已確認並預約之出貨單，完成出庫扣帳，若發生出錯貨，可用出貨變更單更正。。 業務人員可依銷售訂單角度稽核狀況查詢，稽核進行中之銷售訂單防止遺忘開立出貨單或倉庫未準時出貨。 ■ 報關申請、客戶海關發票開立，出貨單前，尤其是外銷的行業，可透過出貨通知單製作報關出貨通知。有些國外客戶由於申請信用狀或輸入許可證等需要，而要求出貨前先提供海關發票，也可利用【制式出貨通知單列印】製作列印報表格式。 ■ 銷貨憑單整理，業務人員每日或定期整理出貨單彙總為銷貨憑單，基於存貨帳與會記帳一致性之原則，系統控管出貨單之交易日期與銷貨憑單作帳日期必須是同年月，且出貨單之交易日期不可大於銷貨憑單之作帳日期。若隨貨送發票給客戶，倉庫人員完成出庫扣帳後，亦可於【出貨單維護】即時產生銷貨憑單。 彙整銷貨憑單時可收納不同之銷售類別。例如，一般銷售訂單與賠償訂單，內部簽核流程不同，所以須分置兩張不同銷售類別之出貨單，但可匯入同一張銷貨憑單，開成一張發票，同時一起立帳。同時於執行【銷貨退回折讓單維護】作業時，也必須輸入銷貨憑單號及需扣抵或折讓之出貨單。 ■ 客戶發票整理，銷貨憑單發票開立，原則上一張銷貨憑單開立一張發票，中國大陸地區因有發票金額上限則可開立多張發票。銷貨憑單之銷貨資料頁籤，以〝發票建立〞按鈕一次選取多筆出貨單建立發票。 ■ 客戶發票後送，當客戶要求月末數日之出貨開次月發票時，應將出貨單之交易日期設於次月，讓發票、銷貨收入、銷貨成本均為次月帳；才能稅帳申報一致、收入成本一致。 ■ 會計帳流程，業務人員完成發票開立後，即可將銷貨憑單狀態轉為確認， 利用〝傳票工作底稿單建立〞鈕自動產生傳票工作底稿單。亦可由會計人員在【傳票工作底稿單維護】作業利用批次新增，產生來源為銷貨憑單的傳票工作底稿單。 ■ 倉庫補單，會計人員通常是月底最後一天進行庫存關帳、2天處理發票、2天結算成本，於次月5號前結出財報，該月庫存關帳，才能進行成本結算。若實務上有些出貨未即時完成，會於次月初寬放 1至2日補單，再進行庫存關帳，補單時使用者需自行將交易日期提前為上月期末。 ■ 首次上線特殊情況，首次上線時，使用者會有交易日期延後之需求，例如於25日進行前月之開關帳；25日後之庫存異動，其交易日期、作帳日期均算至次月之需求，可於出貨單維護作業之附加工具區，參數設定預設「作帳日期」為下月庫存關帳日，以納入下月份之銷貨憑單。也可於銷貨憑單維護作業，利用〝批次作帳日期修改〞修正。 報價單：手動自行結案 銷售訂單：所有明細都已由出貨單出足 預收立帳單：傳票工作底稿單結案 出貨單：銷貨憑單結案 銷貨憑單、銷貨退回折讓單：傳票工作底稿單結案 以下核心基本資料在銷售系統中會使用到，請在執行銷售系統之前先行設定完成。 （相關的作業說明請參考核心系統的操作手冊） 核心系統-à組織à倉庫 倉庫維護 核心系統à產品à銷售 銷售價格表維護 銷售價格表價格維護 核心系統à交易à交易條件 月結區間維護 現金折扣維護 付款條件維護 核心系統à交易à客戶 客戶類別維護 客戶維護 核心系統à財務à發票 發票本維護 核心系統à財務à科目 營運點銷售單據參數維護 銷售類別維護 附屬收入類別維護 無報價作業的銷售標準流程 銷售訂單維護à 出貨單維護à 銷貨憑單維護 有報價作業的銷售標準流程 報價單維護à 銷售訂單維護à 出貨單維護à 銷貨憑單維護 要使用銷售變更單的流程 銷售訂單維護à 銷售變更單維護 要使用出貨變更單的流程 出貨單維護à 出貨變更單維護 要使用包裝單的流程 出貨單維護à 包裝單維護 要使用銷貨退回折讓單流程 銷售訂單維護à 出貨單維護à 銷貨憑單維護à 銷貨退回折讓單維護 |
